Fiche Métier : Assistant de direction

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Il assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Il organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Il peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...). Il peut coordonner une équipe.

 

Missions principales

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• Accueillir une clientèle

• Filtrer les appels téléphoniques

• Organiser le planning d'un responsable, collaborateur

• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)

• Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)

• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)

• Réaliser la gestion administrative des contrats

• Organiser des déplacements professionnels

• Préparer et organiser des réunions

• Saisir des documents numériques

• Réaliser la gestion administrative du courrier

 

Missions complémentaires

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• Concevoir un tableau de bord

• Réaliser un suivi d'activité

• Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire

• Archiver des documents de référence

• Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité

• Organiser des actions de communication

• Réaliser un suivi administratif du personnel

• Organiser la logistique des recrutements et des formations

• Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons

• Suivre les conditions d'exécution d'un contrat

• Coordonner l'activité d'une équipe

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