COVID-19 : Manager à distance en période de crise
Dernière mise à jour : 30 avr. 2020
L’entreprise, au-delà d’être un acteur économique, est un environnement social très structurant pour l’Homme. Cette période de crise sanitaire nous oblige au confinement et nous contraint à nous couper de nos collègues, nos managers, notre direction, nos clients, nos partenaires etc.
Les rythmes, les codes, les habitudes de travail sont cassés. Une crise économique sans précédent est venue s’ajouter à cette crise sanitaire. L’économie, à l’arrêt doit pourtant repartir et les acteurs concernés doivent être prêts à travailler de concert pour faire redémarrer la machine car ils seront en 1ère ligne.
Un enjeu salutaire dans lequel le manager a un rôle déterminant à jouer. Il doit pouvoir maintenir un lien avec ses équipes pour non seulement prendre de leurs nouvelles, écouter leurs craintes et leurs attentes, mais aussi réfléchir avec eux aux solutions et défis futurs. En bref, continuer à stimuler et mobiliser les collaborateurs afin d’être en harmonie le moment venu.
La sollicitation des soft skills du manager, autrement dit les compétences humaines, est plus que jamais de rigueur.
ÉCOUTER ET S’ADAPTER
A situation inédite, organisation exceptionnelle.
Le télétravail peut, pour certains collaborateurs, être difficile à mettre en place, de surcroît en cette période de confinement avec les écoles fermées. Le cadre familial peut casser les repères professionnels. Le manager doit accompagner ses équipes et se montrer pédagogue afin de s’adapter à chaque situation en tenant compte des contraintes familiales, des compétences de chacun.
Le collaborateur a-t-il un coin tranquille pour travailler ? Y a-t-il des personnes malades dans la maison ? Il faut faire preuve de souplesse en expliquant que le travail peut être découpé en fonction des obligations personnelles. Il est primordial de montrer de l’empathie en cette période anxiogène, être à l’écoute et trouver des solutions en commun.
COMMUNIQUER EN TRANSPARENCE
Le manque d’information claire peut provoquer des baisses de moral. La peur se partage entre les collègues. Il faut rassurer les équipes et leur donner des objectifs avec l’explication de la vision de la direction pendant le confinement et au-delà. La communication est plus que jamais primordiale. Le manager doit communiquer et échanger en équipe et en individuel. La communication écrite doit absolument être complétée d’un échange oral pour venir étayer ou préciser un propos. L’écrit seul, parfois, peut venir dénaturer un message.
GARDER UN CADRE
En travail à distance, faire des points idéalement quotidiens est indispensable. En visioconférence de préférence, nul besoin que ce point soit long, 15 minutes maximum suffisent. Cet entretien oral permet de revenir de façon plus qualitative sur des points à clarifier, donner des feed-backs ou simplement échanger de façon informelle pour vérifier l’état émotionnel de chacun. Ce type de rituel constitue un repère pour tous.
ENCOURAGER LE PARTAGE D’EXPERIENCES
Échanger avec vos équipes de façon régulière permet aussi de découvrir leurs autres activités, leurs hobbies, leurs talents. Une opportunité pour le manager de proposer à ceux qui le souhaitent de partager des connaissances, des pratiques, ex : pratique de yoga, conseils littéraires, cinématographiques, fitness… ce partage renforce la cohésion de vos équipes.
SÉCURISER LES PRATIQUES INFORMATIQUES
Le travail à distance requiert la mise en place de règles de sécurité informatique et le suivi de bonnes pratiques. Votre service informatique doit vous fournir une liste de recommandations pour garantir les bons comportements. (Protection web, gestionnaires de mots de passe professionnels, cryptage des mails, etc.). Proposez des petites formations pour sensibiliser les collaborateurs sur la sécurité informatique.
FAVORISER L’INTELLIGENCE COLLECTIVE
Cette période est inédite pour tout le monde. A partir du 11 mai, les entreprises peuvent rouvrir mais le télétravail reste recommandé lorsque c’est possible. Sollicitez vos collaborateurs en leur demandant quel est leur regard sur les semaines écoulées autour du télétravail et quelles sont leurs suggestions d’amélioration pour le futur car il semble que cette pratique perdure. C’est une occasion de construire ou d’améliorer les process en équipe.
Cette crise sanitaire représente un double enjeu pour les managers. Le management à distance requiert une capacité à faire preuve de confiance, d'organisation, et de communication. La conjoncture actuelle, quant à elle, offre une opportunité de remettre au centre les valeurs humaines telles que l'empathie et la solidarité, indispensables à la réussite de tous.
OUTILS WEB GRATUITS POUR COLLABORER EFFICACEMENT EN ÉQUIPE
Espaces de travail / partage de fichiers : Dropbox (2Go) ; Google drive (15Go)
Transfert de fichiers volumineux : Wetransfer (2Go)
Gestionnaire mots de passe: Enpass
Brainstorming : Evernote
Gestion des tâches : Asana, Trello
Communication : Slack, Microsoft Teams
Organiser une réunion : Doodle
Visio/webinar : Google hangouts, Skype, Zoom
« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite » – Henry Ford
« Chaque difficulté rencontrée doit être l’occasion d’un nouveau progrès » – Pierre de Coubertin
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