Intégrer un nouveau collaborateur à distance
'Vous n'aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression.' David Swanson. Autrement dit, l'intégration d'un nouveau collaborateur doit être l'occasion d'illustrer votre marque employeur à la genèse de son parcours. Comment adapter à distance votre processus d'onboarding existant pour éviter toute frustration du nouveau collaborateur dès le démarrage. Il est essentiel de ne rien négliger et de construire un process clair. A distance, les écrans remplacent les échanges physiques. Le déroulement de chaque étape devra donc être étendu voire exacerbé pour pallier la distanciation et faire émerger le sentiment d'appartenance du nouveau collaborateur.
Formaliser une procédure d'onboarding : cette procédure liste les étapes, les intervenants, les thèmes abordés etc. Elle peut être complétée d'une check-list afin de s'assurer qu'aucune étape n'est omise. Elle mentionne également l'annonce à l'ensemble des collaborateurs de l'arrivée d'une nouvelle personne et la diffusion du planning d'intégration aux interlocuteurs concernées.
Présenter l'entreprise (historique, marché, positionnement, chiffres clés, vision etc.) : cette étape est cruciale, elle pose les fondations pour susciter la culture d'entreprise du nouveau collaborateur. Elle plante un cadre, donne des repères, et surtout un cap. C'est également l'occasion de dévoiler la politique RSE (Responsabilité Sociale et Environnementale) pour renforcer l'adhésion au projet d'entreprise.
Présenter les équipes et les services (organigramme): quels sont les services existants et comment ils s'articulent autour du projet d'entreprise? combien de personnes par service? Autant d'informations indispensables pour se situer et capter les synergies entre les équipes.
Organiser un entretien avec une personne de chaque service : c'est une façon habile de mobiliser plusieurs collaborateurs autour de cette intégration. Chaque personne présente l'activité de son service, le nombre de collaborateurs qui le composent, les éventuelles interactions. Nul besoin que l'échange traîne en longueur, une présentation de 15 minutes maximum par personne suffit. Cette étape est à moduler en fonction de la taille de l'entreprise.
Présenter le catalogue (produits, prestations de service, etc.) : que vendez-vous? Qui sont vos fournisseurs ? Vos clients ? Ne négligez pas cette étape même si la personne recrutée n'est pas directement concernée par l'activité phare comme c'est le cas pour le personnel administratif ou comptable par exemple. Négliger cette étape pour les profils dits 'supports' est contre-productif pour la compréhension de l'intérêt commun et l'adhésion de tous.
Sensibiliser aux règles de l'entreprise : règlement intérieur, chartes, bonnes pratiques, il faut relever les éléments essentiels et les présenter. Il est important de matérialiser le cadre du contexte professionnel pour pallier la distance. Vous pourrez aborder les horaires, les absences, les congés notamment. Si vous avez une charte sur la pratique du télétravail et la sécurité informatique, c'est également le moment d'en parler.
Former le collaborateur sur son poste : cette étape est bien entendu réalisée par le manager direct qui explique la stratégie de l'entreprise et l'organisation de l'équipe pour l'appliquer. Il présente par exemple une journée type, les rituels et réunions, sa façon de travailler avec les équipes et ses attentes. Les autres points tels que les tâches au quotidien, les fonctionnalités des logiciels utilisés, l'organisation des fichiers peuvent être assignés aux autres personnes de l'équipe pour associer le plus grand nombre à cette intégration et faire naître une cohésion.
Bien entendu, l'articulation des étapes, les personnes associées, et le contenu sont à la discrétion de chaque organisation en fonction de sa taille et des services existants.
Toutes ces étapes doivent être associées à un ou plusieurs documents de référence disponibles sous format électronique afin que le nouveau collaborateur puisse les consulter à tout moment. En effet, à distance, interpeler les collègues pour leur poser des questions de manière spontanée est impossible.
L'agenda ne doit pas être trop dense. Prévoir par exemple une demi-journée par thème.
Ainsi, le collaborateur pourra parcourir les documents associés le reste du temps et lister d'éventuelles questions.
Enfin, il est intéressant de prévoir un rapport d'étonnement avec 2 objectifs :
permettre la mise en place d'améliorations pour les intégrations futures notamment à distance;
motiver la nouvelle recrue en sollicitant sa contribution dès le début de son parcours pour favoriser son expérience collaborateur.
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