Chargé de mission Audit Interne H/F - Paris - CDI Cadre
Notre client, EURORDIS-Rare Diseases Europe, alliance à but non lucratif, regroupe 962 associations de patients atteints de maladie rare. Représentant 73 pays, ces associations œuvrent ensemble à améliorer le quotidien des 30 millions de personnes qui vivent avec une maladie rare en Europe.
En mettant en relation patients, familles et groupes de patients, en rapprochant toutes les parties prenantes et en mobilisant la communauté des maladies rares, EURORDIS renforce la voix des patients et contribue au développement de politiques de recherche et de santé publique et de services aux patients.
Depuis sa création en 1997, EURORDIS est passé de 2 collaborateurs basés à Paris à environ 50 collaborateurs opérant depuis 3 bureaux principaux (Paris, Bruxelles, Barcelone), ainsi que depuis le Royaume-Uni, l’Italie, l’Allemagne et la Serbie.
EURORDIS gère 5 à 10 projets avec la Commission Européenne de façon régulière, reçoit une centaine de dons provenant d’entreprises pharmaceutiques et quelques fondations.
En 2018, EURORDIS, avec quelques autres organisations internationales basées sur d'autres continents, a créé Rare Diseases International (RDI), qui emploie 2 personnes, une à Paris et une à Bruxelles.
L’équipe Finance et Service Généraux d’EURORDIS assure l’ensemble de la gestion administrative et logistique de RDI.
De 1997 à 2010, l’équipe Finance et Service Généraux d’EURORDIS est passée de 1 à 4 personnes, puis n’a pas augmenté de 2010 à 2020 bien que l’effectif global ait doublé et que le nombre de pays où EURORDIS gère de la paie ait été multiplié par cinq. Par conséquent, la rédaction de procédures pour assurer la pérennité de l'organisation n'a pas été une priorité à ce jour.
D'où la création d'un nouveau poste de Chargé(e) de mission audit interne.
Finalité du poste :
La/le Chargé(e) de mission audit interne rejoint une équipe efficace de 4 collaborateurs à plein temps basée en France et composée de :
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Directeur Administratif et Financier (DAF, N+1)
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Responsable des Ressources Humaines et du Budget
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Responsable Comptabilité
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Office Manager
La/le Chargé(e) de mission audit interne fera partie d'un environnement international complexe et interagira en permanence avec tous les collaborateurs clés, dont la plupart travaillent à distance.
Son rôle est d'assister le DAF dans la gestion de l'ensemble des processus financiers et de services généraux et d'assurer la continuité de l'élaboration et du suivi du budget si besoin est, et plus précisément :
1. Mettre en place et maintenir un ensemble de procédures ;
2. S'assurer de leur accessibilité et de leur compréhension par tous les collaborateurs ;
3. Vérifier régulièrement leur application ;
4. Assurer un suivi budgétaire régulier ;
5. Effectuer des analyses et produire des rapports en fonction des besoins.
La première mission du/de la Chargé(e) de mission audit interne sera de faire la liste des procédures financières, RH et informatiques devant être créées ou mises à jour et de trouver un outil permettant de les rendre facilement accessibles pour tous les collaborateurs.
Les champs d’action, par ordre de priorité, sont :
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Document unique d’évaluation des risques et du Règlement Intérieur ;
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Délégation de pouvoirs et de signature ;
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Appels d'offres ;
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Grille des salaires / comparaison des salaires entre les pays ;
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Charte informatique ;
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Intégration des nouveaux collaborateurs ;
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Protection des données ;
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Sécurité informatique ;
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Système d'information budgétaire ;
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Valorisation des contributions en nature ;
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Fonctionnement de la base contacts.
L'objectif est d’avoir une documentation claire, accessible et simple à maintenir et actualiser.
En plus des procédures, la/le Chargé(e) de mission audit interne mettra en place des contrôles réguliers :
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de la comptabilité et des budgets ;
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des besoins en informatique (ordinateurs, capacité des serveurs, comptes email, sauvegardes, etc.);
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des entretiens de fin d’année et mise à jour des descriptifs de postes;
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des compte-rendu des réunions CSE;
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des compte-rendu des Conseils d’administration;
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de la publication des comptes;
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du paiement des taxes.
Concernant la comptabilité et les budgets, la/le Chargé(e) de mission audit interne prendra progressivement en charge le suivi budgétaire mensuel basé sur l'expérience acquise par l'achèvement des procédures (après 6 mois à 1 an d'ancienneté).
Le système d'élaboration et de suivi budgétaire est une solution intégrée basée sur Excel ™, SQL et VBA.
La/le Chargé(e) de mission audit interne a d'excellentes capacités relationnelles. Il/elle devra montrer un réel intérêt pour le projet global de l'organisation et les responsabilités, activités et actions qui en découlent pour chaque interlocuteur.
Elle/il rencontrera les managers par le biais de rendez-vous réguliers, sera attentif/ve et fera preuve de curiosité afin de détecter les informations pertinentes pour le suivi budgétaire et la mise à jour des procédures.
Pour réussir dans son poste, il/elle doit posséder de solides compétences à la fois humaines et techniques afin d’établir un dialogue avec des équipes pluridisciplinaires permettant de collecter les bonnes informations, analyser les données, produire des chiffres fiables et s'assurer que chacun comprenne et respecte les budgets et procédures.
Profil :
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Formation : Bac + 5 – Type Ecole de Commerce, Master (option Gestion & Finance);
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Expérience de 1 à 2 ans.
Compétences requises :
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Excellentes compétences interpersonnelles ;
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Intérêt pour la cause d'EURORDIS ;
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Maîtrise avancée d'Excel ™ et de l’informatique ;
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Excellent niveau d’anglais tant écrit qu’oral ;
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Très organisé/e et attentif/ve aux détails.
Poste à pourvoir dès que possible proposé en CDI, statut cadre à 39h + primes & avantages.