Notre client, établissement d'enseignement supérieur, basé à Paris, recherche pour rejoindre son équipe de 65 collaborateurs, un Office Manager H/F pour rejoindre son équipe.
Rattaché(e) au Directeur de l'établissement, vous serez principalement en charge des missions suivantes :
Services généraux
• Gestion, négociation et coordination des contrats avec les fournisseurs pour tous les établissements de l'association, avec validation de la Direction
• Gestion des locaux du siège à Paris : électricité, climatisation/chauffage, entretien, nettoyage, travaux de dépannage (peinture, plomberie, serrurerie...), sécurité, aménagement/déménagement, organisation de l'espace...
• Gestion et commande des fournitures du siège de l'association et pour tous les sites
• Gestion des déménagements de centres, des demandes de travaux (sélection des prestataires, négociation et suivi de la facturation), des commandes de mobilier
• Gestion du parc de photocopieurs (siège et centres)
• Suivi du budget et de la facturation de l'ensemble des contrats relatifs aux services généraux
• Gestion et suivi de la sécurité du siège : veiller au respect des règles de sécurité du bâtiment, suivi des extincteurs et blocs de secours, gestion des prestataires de sécurité, organisation des exercices incendie
• Participation à l'organisation d'événements qui rythment la vie de l'association (séminaires, déjeuners d'équipes...) avec le service communication et le service RH
• Participer à l'élaboration et la diffusion de la communication interne avec le service communication et le Directeur.
Assistanat administratif et juridique
• Gestion administrative auprès de la direction de l'association : rédaction, contrôle ou relecture des conventions de formation et de partenariat signées par la Direction ; suivi et classement
• Organisation des réunions du conseil d'administration et de l'assemblée générale
• Rédaction / mise à jour des matrices de contrats et conventions utilisées par les salariées
• Interface et coordination des contentieux avec le cabinet juridique
• Assurer les formalités administratives auprès de l'Insee et/ou la préfecture
• Mise en place et suivi des contrats d'assurances, gestion des sinistres
• Relecture/rédaction des baux commerciaux et/ou des conventions d'occupation de lycées, suivi des échéances de renouvellement et rédaction des avenants
Assistanat de direction
• Accueil physique et téléphonique pour le Directeur
• Prise de RDV et suivi de l'agenda du Directeur
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Gestion des commandes de coursiers / envoi de colissimo, suivi de la facturation
• Soutien aux services centraux (RH, communication et finance) dans leurs tâches administratives sur demande du Directeur
Profil recherché
Niveau de formation : BAC+2 (tel que BTS assistant manager, BTS assistant gestion PME-PMI ou tout autre diplôme équivalent).
Qualités requises pour ce poste polyvalent :
- Posséder d'une grande capacité d'adaptation et de souplesse d'esprit
- Disposer d'un sens du service, posséder une aptitude à aider et à assister.
- Avoir le goût et le sens du relationnel.
- Avoir le sens des responsabilités.
- Être rigoureux, organisé et méthodique
- Savoir faire preuve de confidentialité
- Savoir gérer les priorités
- Être force de proposition
- Avoir de très bonnes capacités rédactionnelles
- Maitriser les outils partagés de Google (mail, drive, documents en ligne)
- Maitriser WORD, EXCEL et POWERPOINT
Expérience demandée de 5 ans minimum sur ce type de poste
Pour postuler envoyez votre CV à contact@ec-harmony.fr